מהם שבעת הליכי הבקרה הפנימית בחשבונאות?

בקרות פנימיות הן מדיניות ונהלים שנקבעו על מנת להבטיח את המשך האמינות של מערכות הנהלת חשבונות. דיוק ואמינות הם החשובים ביותר בעולם החשבונאות. ללא רשומות חשבונאיות מדויקות, המנהלים אינם יכולים לקבל החלטות פיננסיות מושכלות לחלוטין, והדוחות הכספיים יכולים להכיל שגיאות. ניתן לחלק את נהלי הבקרה הפנימית בחשבונאות לשבע קטגוריות, שכל אחת מהן נועדה למנוע הונאה ולזהות טעויות לפני שהן הופכות לבעיות.

עֵצָה

שבעת הליכי הבקרה הפנימית הם הפרדת תפקידי, בקרת גישה, ביקורת פיזית, תיעוד סטנדרטי, יתרות משפט, התאמות תקופתיות וסמכות אישור.

הפרדת תפקידים

הפרדת התפקידים כוללת פיצול אחריות על הנהלת חשבונות, הפקדות, דיווח וביקורת. החובות הנוספות מופרדות, כך יש פחות סיכוי שלעובד בודד לבצע מעשי מרמה. עבור עסקים קטנים עם עובדי הנהלת חשבונות מעטים בלבד, שיתוף האחריות בין שניים או יותר אנשים או דרישה למשימות קריטיות שייבדקו על ידי עמיתים לעבודה יכול לשרת אותה מטרה.

בקרת גישה למערכת חשבונאית

בקרת הגישה לחלקים שונים במערכת הנהלת חשבונות באמצעות סיסמאות, נעילות ויומני גישה אלקטרוניים יכולה להרחיק משתמשים לא מורשים מהמערכת תוך מתן דרך לבקר את השימוש במערכת כדי לזהות את מקור השגיאות או הפערים. מעקב אחר גישה חזקה יכול גם להרתיע מלכתחילה ניסיונות לגישה הונאתית.

ביקורת פיזית של נכסים

ביקורות פיזיות כוללות ספירת ידיים של מזומנים וכל נכס פיזי שעוקב אחר המערכת החשבונאית, כגון מלאי, חומרים וכלים. ספירה פיזית יכולה לחשוף פערים מוסתרים היטב ביתרות החשבון על ידי עקיפת רשומות אלקטרוניות לחלוטין. ספירת מזומנים במוצרי המכירה יכולה להתבצע מדי יום או אפילו מספר פעמים ביום. פרויקטים גדולים יותר, כמו מלאי ספירת ידיים, צריכים להתבצע בתדירות נמוכה יותר, אולי על בסיס שנתי או רבעוני.

תיעוד פיננסי סטנדרטי

סטנדרטיזציה של מסמכים המשמשים לעסקאות פיננסיות, כגון חשבוניות, בקשות חומרים פנימיות, קבלות מלאי ודוחות הוצאות נסיעה, יכולה לסייע בשמירה על עקביות בשמירת רישומים לאורך זמן. שימוש בפורמטים סטנדרטיים של מסמכים יכול להקל על בדיקת רשומות העבר בעת חיפוש מקור ההפרש במערכת. חוסר סטנדרטיזציה יכול לגרום להתעלמות או פירוש שגוי של פריטים בביקורת כזו.

יתרות ניסיון יומיות או שבועיות

שימוש במערכת הנהלת חשבונות כפולה מוסיף אמינות בכך שהוא מוודא שהספרים תמיד מאוזנים. למרות זאת, יתכן ושגיאות יביאו מערכת כניסה כפולה מאיזון בכל זמן נתון. חישוב יתרות ניסיון יומיות או שבועיות יכול לספק תובנה קבועה לגבי מצב המערכת, ומאפשר לך לגלות ולחקור פערים מוקדם ככל האפשר.

התאמות תקופתיות במערכות חשבונאיות

תיאומים חשבונאיים מזדמנים יכולים להבטיח כי יתרות במערכת החשבונאית שלך תואמות ליתרות בחשבונות המוחזקים על ידי גופים אחרים, כולל בנקים, ספקים ולקוחות אשראי. לדוגמא, התאמה בין בנקים כוללת השוואה בין יתרות מזומנים ורישומי פיקדונות ותקבולים בין מערכת החשבונאות לדוחות הבנק שלך. הבדלים בין סוגים אלה של חשבונות משלימים יכולים לחשוף שגיאות או פערים בחשבונות שלך, או שהשגיאות עשויות לנבוע מגורמים אחרים.

דרישות רשות האישור

דרישה ממנהלים ספציפיים לאשר סוגים מסוימים של עסקאות יכולה להוסיף שכבת אחריות לרשומות החשבונאיות על ידי הוכחה כי עסקאות נראו, נותחו ואושרו על ידי רשויות מתאימות. דרישת אישור לתשלומים והוצאות גדולים יכולה למנוע מעובדים חסרי מצפון לבצע עסקאות הונאה גדולות עם כספי החברה, למשל.