מה קורה אם לא תקבע את תאריך היעד W-2 לעובדים?

על פי שירות ההכנסה הפנימית, יש לשלוח טפסים מסוג W-2 לעובדים לא יאוחר מ- 31 בינואר עבור טפסים שמקורם בשנה הקלנדרית הקודמת. אמנם ייתכן שהעובדים לא יקבלו אותם בדואר בתאריך זה, אך עליהם - לכל הפחות - להישלח בשלב זה. עבור חברות שאינן פועלות לפי פרוטוקול מסוים זה, יכולות להיות השלכות.

הימנעות מעובדים ממורמרים

מלבד כל נושא רשמי שיש לך עם שירות ההכנסה הפנימי (IRS) עקב אי שליחת טפסים W-2 במועד, ייתכן שתצטרך להתמודד עם קבוצה של עובדים מאוד לא מרוצים, שרבים מהם ככל הנראה מצפים החזר מס. עובדים עשויים לא רק להגיש תלונות אליך אלא גם למס הכנסה, דבר שעשוי לדרבן המשך חקירת החברה שלך אם יוגשו תלונות רבות בנושא.

הערכת קנס של מס הכנסה

מס הכנסה מגמר קנסות על בסיס כמה מאוחר מוגשים טופסי W-2 שלך. קנס של 50 דולר לטופס מוערך עבור מכשירי W-2 שהוגשו תוך 30 יום מיום המועד, עד למקסימום של 187,500 דולר עבור עסק קטן. עבור טפסים שהוגשו לפני 1 באוגוסט אך לאחר 30 יום העונש עולה 100 דולר לטופס וקנס מרבי של 536,000 דולר. הקנס המרבי הוא 260 דולר לטופס עד 1,072,500 דולר לשנה עבור טפסים שהוגשו לאחר 1 באוגוסט.

הבטחת טפסים מדויקים

בנוסף לשליחת טופסי ה- W-2 בזמן, עליך לוודא שהטפסים האמורים מדויקים. על פי אתר מס הכנסה, אם תגיש טופס W-2 למס הכנסה בטענה ששילמת לעובד מסוים סכום כסף מסוים ולא עשית זאת, לאותו אדם יש את הזכות לתבוע אותך בגין נזק. קנס של 530 $ לטופס ללא מקסימום מוערך. יתכן שתצטרך לשלם קנס של 5,000 דולר פיצויים בגין הגשת המסמך הכוזב ועלול להיחשף לאישומים פליליים.

שיאים ותקשורת

לפעמים, אם לפחות תודיע לעובדים שלך שאתה רץ מאחור עם ה- W-2 שלך אבל עובד על הוצאתם, יתכן שיש פחות שביעות רצון מאשר אם אתה לא אומר כלום. כמו כן, אם אתה שולח W-2 עד המועד האחרון, אך אם הוא הוחזר אליך לכתובת רעה או ישנה, ​​אל תפתח אותו או תזרוק אותו. הכנס אותו לתיק העובד ושמור אותו למקרה שייצור איתך קשר לטופס בהמשך הדרך; לפחות יש לך הוכחה שניסית לשלוח אותה.